Бесплатная консультация юриста:
8 (800) 500-27-29 (доб. 553)
СПб и Лен. область:Санкт-Петербург и область:
+7 (812) 426-14-07 (доб. 318)
Москва и МО:
+7 (499) 653-60-72 (доб. 296)
Получить консультацию

Сколько лет хранить кассовую книгу

Как правильно хранить кассовую книгу

Содержание

  • 1 Формы учета
  • 2 Где хранить
  • 3 Период сохранности

Учет кассовых операций неизменно привлекает общее повышенное внимание, начиная от сотрудников предприятия, завершая проверяющими органами. И не удивительно, ведь там, где финансы чаще всего встречаются злоупотребления полномочиями.

Кассовая документация предприятия или индивидуального предпринимателя должна оформляться в соответствии с установками законодательства. Формирование документов происходит вследствие передвижения финансовых средств.

Корректное заполнение форм, а также правильное обеспечение их хранения – действительно серьезная цель бухгалтерского учета организации. В статье будет рассмотрено, как хранить кассовую книгу и другие кассовые документы.

Формы учета

Документы для учета кассовых операций обладают своими периодами хранения, которые отличны от периода сохранности иных форм документации.

Проведение кассовых операций сопровождается оформлением таких документов:

  • Приходно-кассовый ордер (ПКО). Этот документ следует создавать в момент поступления финансовых средств в кассу организации. Разрешается формировать ПКО один раз в течение трудового дня, но в такой ситуации необходимо соблюдение условия. В таком случае приход финансовых средств должен сопровождаться кассовым чеком либо бланком строгой отчетности (БСО);
  • Расходно-кассовый ордер (РКО). Его требуется создавать при финансовых выбытиях из кассы. Необходимо после проверки лица, получающего средства (по документу, удостоверяющему личность) выдать наличность и оформить РКО. Утверждает этот документ главный бухгалтер. Руководитель предприятия может подписать РКО, если должность главного бухгалтера не предусмотрена штатным расписанием;
  • Кассовая книга. В этом регистре происходит отражение всех перемещений денежных средств. Каждый день, по окончании смены кассир отчитывается в кассовой книге, производит вывод финансовых средств и осуществляет перерасчет. Заполнение книги не требуется, когда в течение дня не было никаких движений в кассе;
  • Книга учета. Ее наличие требуется, когда в штате организации предусмотрено более одного кассира. В этом регистре происходит фиксация перемещений финансовых средств между старшим и младшим работником кассы. Сведения требуется вносить в процессе смены и подтверждать подписями обоих кассиров;
  • Платежные и расчетно-платежные ведомости формируются при перечислении финансов (оплата труда, стипендия и прочее) подчиненным лицам.

Кассовый учет может производиться двумя методами:

  • В бумажном формате;
  • В электронном виде.

Где хранить

Хранение документации должно производиться в соответствии с регламентами. В полномочиях руководителя предприятия создание места для хранения и условий сохранности на протяжении полного срока хранения кассовых документов, определенного законодательством.

Данные о сроках хранения кассовых документов в организации, а также регистров кассовой документации прописана в ФЗ РФ «О бухгалтерском учете». В случае окончания определенных периодов сохранности и при отсутствии споров и судебных тяжб, разрешено уничтожение бумаг.

В качестве места хранения документации может выступать архив предприятия либо специализированные фирмы, которые при сотрудничестве, призваны обеспечивать услуги по хранению. Сохранение кассовой документации требуется производить в соответствии с установленными нормами:

  • Ежедневно, не позже начала следующей смены, требуется производить сшивание по разрезу;
  • Внутреннее сшивание кассовой документации производится согласно возрастанию нумерации счетов бухучета. Сначала вносят счета по Дт, после по Кт;
  • Листы, подлежащие сшиванию, обязательно нумеровать;
  • Прибытие кассовых документов на сохранение в подраздел архивации производится по описи, в которой прописывается количество и названия сшивов. В этот момент может прописываться соответствующая статья, которая определена предприятием.

Период сохранности

По ст.23 НК РФ бухгалтерские и налоговые документы необходимо хранить 4 года. Аналогичный период устанавливается к расходной и приходной документации. Закон№402-ФЗ «О бухгалтерском учете» утверждает, что срок хранения кассовой книги составляет пять лет, начиная со следующего отчетного года. Кроме того, законодательство обязывает руководителя предприятия обеспечивать сохранность бумаг.

Законом №125-ФЗ разрешается сохранение отчетности в архивах, которые самостоятельно организованы вне пределов предприятия.

Согласно приказа №588 от МК РФ, сохранность отчетности кассира должна производиться в течение 5 лет. Итак, учитывая, что максимальный период сохранности составляет 5 лет, то в течение этого срока документация подлежит хранению. Бумаги, отражающие перевод оплату труда различного типа, согласно приказу №588, должны сохраняться 75 лет, с начала следующего отчетного года.

Период действует, если не предусмотрено лицевых счетов.

Когда подобные документы задействованы в судебных разбирательствах, то период сохранности необходимо продлиться до завершения судебного дела.

Источник: http://buh-spravka.ru/buhgalterskij-uchet/kassovye-operacii/kak-xranit-kassovuyu-knigu.html

Что это такое и кто должен ее вести

Кассовая книга — документ для учета перемещения наличных денежных средств относительно кассы предприятия. То есть, в ней отражается — сколько наличности пришло в кассу, а сколько — ушло за тот или иной отчетный период. Данные сведения сопоставляются с лимитом кассы, установленным на предприятии. Если лимит превышен, то излишки должны быть переданы на хранение в банк.

При этом, слово «касса» здесь следует понимать в самом широком смысле — не как специализированный объект, где происходит прием-выдача наличных, а как любое место, где осуществляется приема-выдачи денежных средств.

Таким образом, «касса» может присутствовать не только на торговом предприятии, но и на любом другом, где есть перемещение наличных денежных средств относительно нее. Такое перемещение может отражать:

  • выдачу заработной платы;
  • выдачу и возврат командировочных;
  • выдачу и возврат денежных средств под отчет.

Безусловно, прием денежных средств от покупателей (и выдача их им в предусмотренных законом случаях) в магазине или на сервисном предприятии — частный случай перемещения денежных средств относительно кассы.

Подпишись на наш канал в Яндекс Дзен – Онлайн-касса!
Получай первым горячие новости и лайфхаки!

Для ведения кассовой книги применяются вспомогательные регистры — приходные и расходные ордера. На основании сведений, отраженных в них, вносятся записи в кассовую книгу.

Отметим, что в кассовой книге могут отражаться данные и о различных денежных документах — например, талонах на топливо, питание работников, путевки и прочие документы, у которых имеется стоимостная оценка.

Обязанность по применению кассовых книг установлена только для юридических лиц. ИП вправе, но не обязаны применять документ, о котором идет речь — даже если бизнес предполагает проведение операций, при которых осуществляется перемещение денежных средств относительно «кассы» (в том числе и при розничных продажах).

Собственно, от соблюдения лимита кассы ИП также освобождены. При этом, если ИП имеет наемных работников, то рекомендуется издание им локального нормативного акта, в котором говорится о том, что лимит кассы на предприятии не применяется (как и о том, что не используется кассовая книга, ПКО и РКО). А если ИП решил вести кассовую книгу (опционально — соблюдать лимит кассы по своей инициативе), то в этих целях, в свою очередь, должны быть изданы отдельные регламенты.

1. Задай вопрос нашему специалисту в конце статьи.
2. Получи подробную консультацию и полное описание нюансов!
3. Или найди уже готовый ответ в комментариях наших читателей.

Отметим, что хозяйствующие субъекты в статусе юрлиц, относящихся к малым предприятиям, вправе не вести лимит кассы, однако, от обязанности вести кассовую книгу они не освобождены.

Руководство предприятия может назначить ответственного работника, который будет обеспечивать корректность ведения кассовой книги.

Если хозяйствующий субъект обязан вести кассовую книгу, но не делает это, то ФНС при проверке может оштрафовать его на сумму 40-50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw